¿Gestionar o acumular? El desafío real detrás de los inventarios

En lo que a la gestión de inventario concierne, uno de los grandes dilemas que se presentan es determinar si tener o no inventario, cuál es el nivel de inventario más óptimo y en qué momento hacer los pedidos. En este artículo abordaremos la primera preocupación, considerando las razones por las cuales una empresa querría tener inventarios en algunos niveles de sus operaciones, así como también las razones para mantenerlos al mínimo. En ambos casos la empresa corre riesgos, ya sea por los costos que pueden tornar a un negocio poco rentable, o por los posibles quiebres de stocks que llevan a la pérdida de ventas por no poder cubrir la demanda del mercado.

ARGUMENTOS A FAVOR DE LOS INVENTARIOS

Las razones para mantener inventarios se relacionan, en su gran mayoría, con el servicio al cliente y/o con la reducción de costos.

1. Mejorar el servicio al cliente: cuando los inventarios se localizan cerca del cliente, garantizan una alta disponibilidad del producto (ya sean bienes o servicios) ofrecido sin retrasos (lo cual incluye ofrecer continuamente toda la variedad disponible: tallas, colores, marcas, tamaños, etc.), satisfaciendo las expectativas y requerimientos de los compradores (estos saben que la empresa tiene la mercadería que buscan en el momento en que lo desean). También representan una protección ante un incremento inesperado de la demanda (conocido como inventario de seguridad). Esto llevaría a mantener las ventas, incluso a aumentarlas.
2. Reducir costos: el uso de inventarios puede reducir indirectamente los costos operativos de otras actividades dentro de la cadena de suministro:
   • Producción: se permiten períodos de producción más grandes y de mayor nivel. Presentando beneficios notorios cuando el rendimiento de la producción no está ligado a las variaciones experimentadas en la demanda.
   • Compras: se pueden adquirir cantidades mayores a las necesarias en lo inmediato para obtener descuentos, precios más bajos o aprovechar los beneficios que ofrecen los proveedores (generando así economías de escala). El costo de mantener cantidades en exceso se equilibra con la reducción del precio que puede lograrse. Al adquirir una mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo, se harán menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de compra y se simplificarán tales operaciones.
   • Transporte: los costos en esta actividad se pueden ver reducidos mediante la generación de economías de escala, dado el envío de cantidades más grandes que requieren menos manipulación por unidad, aprovechando la capacidad máxima del vehículo de transporte.
   • Variabilidad: mantener inventarios puede ayudar a reducir los efectos de la variabilidad en el tiempo que se necesita para producir y transportar bienes a lo largo de toda la cadena de suministro, disminuyendo así la incertidumbre en los costos de operación y en el nivel de servicio al cliente.
   • Protección: en el sistema logístico pueden presentarse contingencias no planificadas, el uso de inventarios permite al sistema seguir funcionando mientras se controlan y reducen los efectos de esos acontecimientos inesperados como huelgas, paros, condiciones climáticas adversas, desabastecimiento de materias primas o productos, entre otros.
   • Reabastecimiento: el tiempo de reposición de la mercadería puede depender de muchos factores (proveedores, distancias, tipo de producto, cantidades, condiciones de mercado, etc.). Al llevar un control de inventarios, los pedidos se realizan teniendo en cuenta estas demoras, y se minimizan los inconvenientes. Una buena sincronización y coordinación con el proveedor, permitirá llevar un inventario promedio, que el proveedor conoce y ante cambios en la demanda, saber cuánto debe abastecer.

ARGUMENTOS EN CONTRA DE LOS INVENTARIOS

Es sabido que los inventarios representan una parte significativa de los costos de una empresa. Además de esta clara desventaja, se pueden mencionar otras:

1. Pérdida: los inventarios representan capital inmovilizado que podría estar disponible para ser invertido en otros proyectos o negocios de la empresa, para mejorar su productividad o competitividad. Produciéndose un claro costo de oportunidad. En algunos casos es antieconómico e innecesario.
2. Ocultar problemas: la reducción de inventario puede llevar a enfrentar problemas que estaban siendo tapados por el exceso en el nivel de existencias, entre ellos la calidad y mala relación con los proveedores. Esta visión es justamente abordada por el Lean Management y sus metodologías.
3. Falta de integración: las decisiones referentes al inventario deben ser tomadas considerando a la cadena de suministro como un todo. Esto a menudo no ocurre, por lo cual algunas etapas son aisladas de otras.
4. Incertidumbre de la demanda: dificulta mantener un inventario que pueda satisfacer todos los requerimientos, aumentando ciertos costos:
   • Costo de almacenaje: tener un inventario almacenado durante días, semanas incluso meses, sin saber a quién se le ha de vender, representa un gran costo para la empresa: almacenamiento, posibles deterioros o pérdidas, obsolescencia, mantenimiento, costo de oportunidad representado por el capital invertido en existencias sin ningún uso, etc.
   • Dificultad para responder a los clientes: al existir grandes inventarios en proceso se obstruyen los sistemas de producción, aumenta el tiempo necesario para producir y entregar los pedidos, disminuyendo la capacidad de respuesta de la empresa, que se vuelve vulnerable ante los cambios de la demanda.
   • Costo de coordinar la producción: los grandes inventarios afectan la eficiencia del proceso de producción. Se requiere mayor personal para resolver problemas de tránsito y congestionamiento de la producción y coordinar programas.
   • Costos por productos defectuosos en lotes grandes: cuando se trabaja con grandes lotes de inventario, aumentan las posibilidades de que una mayor cantidad de productos resulte dañada.

EN SINTESIS...

Es posible advertir que hay diversas razones por las cuales mantener inventario en una empresa sería beneficioso, y otras por las que no resulta conveniente.

Si existe mucho inventario, la empresa incurre en costos excesivos, pero también pierde si hay faltantes. Resulta necesario determinar el nivel apropiado de inventario que equilibra estos dos extremos; el nivel no debe ser tan alto ya que representa un costo excesivo por el espacio ocupado, los posibles deterioros y el capital paralizado que podría emplearse con otro provecho, de igual forma, demasiado poco provocaría que la empresa produzca sobre pedido, situación igualmente desfavorable puesto que debe satisfacer de inmediato la demanda de los clientes. Por otra parte, también es necesario considerar que manejar un inventario cero requiere que todo el sistema funcione a la perfección, lo que en muchas empresas seria poco realista, considerando la realidad socioeconómica argentina en la que operan, atravesadas por una infinidad de circunstancias totalmente volátiles.

En resumen, la empresa en particular deberá encontrar un punto medio que asegure la calidad del servicio al cliente, (garantizando la entrega de los productos correctos en el momento requerido), y reduzca los costos al mínimo, sin perder de vista que finalmente es el cliente quien debe soportarlos.